Sommaire de l'occupation : L'adjoint administratif contribue à l’efficacité administrative en effectuant des tâches de secrétariat et de soutien pour la Vice-présidence exécutive, la Direction des finances, la Direction des ressources humaines et la Direction, Conformité et soins de santé.
Description des principales tâches : Soutien administratif général Coordonne tous les comités de gestion et rencontres stratégiques pour le comité de direction suivant les exigences du VP exécutif;
Assiste le VP exécutif dans tout mandat ayant trait à l’entretien des bâtiments, ou autres dossiers stratégiques;
Règle les problématiques techniques reliés aux lignes téléphoniques (programmation de boîtes vocales, demande de transfert téléphonique, etc.)
Sélectionne et investigue les demandes des résidents et règle les problématiques qu’elle peut à la réception
Communique les informations d’intérêt général (ex. repas, activités) par l’entremise du réseau de communication (babillard, journal mensuel) et selon les informations fournies.
Rédige différents documents (lettres, notes de service, mémos etc.)
Effectue différentes tâches administratives telles que : classement, courrier, photocopies, impression des différents documents ou s'occupe de les envoyer chez l'imprimeur
Tient à jour l'inventaire des fournitures de bureau et effectue les commandes requises tout en respectant le budget
Soutien administratif, ressources humaines, conformité et direction financière Fait signer les documents nécessaires lors de l'embauche de tout nouvel employé et les achemine au service de la paye et au dossier de l'employé
S’occupe de l’affichage de postes sur les différentes plateformes d’embauche;
Aide la Direction des ressources humaines avec la tenue et l’ouverture de dossiers d’employés ou autre dossiers importants;
Assurer un soutien au niveau accident de travail ou lésion professionnelle et coordonne le tout avec la mutuelle
Assure un soutien administratif à la Direction de la conformité notamment en ce qui a trait au projet de loi 25
Assiste la Cheffe de la direction financière dans tout dossier d’ordre financier et budgétaire
Profil d'exigences : Formation et expérience requises : Diplôme d’études collégiales / techniques administratives, techniques de bureautique ou un programme équivalent
ou
DEP Secrétariat
Un minimum de trois à quatre années d’expérience dans un poste similaire
Conditions de travail particulières : Traite des informations confidentielles
Connaissance et compétences spécifiques :
Sens développé de l’organisation, de la planification, de l’initiative et de l’autonomie
Polyvalence, minutie et rigueur dans le travail
Orientation qualité et service client
Grande capacité à travailler en équipe
Confidentialité et discrétion
Bonne résistance au stress
Capacité d’évoluer dans un contexte de changement
Excellente connaissance du français parlé et écrit
Excellente connaissance informatique de la suite MS Office
*Le générique masculin est dans le seul but d'alléger le texte.