Sommaire de l'occupation : L'adjoint administratif contribue à l’efficacité administrative en effectuant des tâches de secrétariat et de soutien pour la Vice-présidence exécutive, la Direction des finances, la Direction des ressources humaines et la Direction, Conformité et soins de santé.
Description des principales tâches : Soutien administratif général
- Coordonne tous les comités de gestion et rencontres stratégiques pour le comité de direction suivant les exigences du VP exécutif;
- Assiste le VP exécutif dans tout mandat ayant trait à l’entretien des bâtiments, ou autres dossiers stratégiques;
- Règle les problématiques techniques reliés aux lignes téléphoniques (programmation de boîtes vocales, demande de transfert téléphonique, etc.)
- Sélectionne et investigue les demandes des résidents et règle les problématiques qu’elle peut à la réception
- Communique les informations d’intérêt général (ex. repas, activités) par l’entremise du réseau de communication (babillard, journal mensuel) et selon les informations fournies.
- Rédige différents documents (lettres, notes de service, mémos etc.)
- Effectue différentes tâches administratives telles que : classement, courrier, photocopies, impression des différents documents ou s'occupe de les envoyer chez l'imprimeur
- Tient à jour l'inventaire des fournitures de bureau et effectue les commandes requises tout en respectant le budget
Soutien administratif, ressources humaines, conformité et direction financière
- Fait signer les documents nécessaires lors de l'embauche de tout nouvel employé et les achemine au service de la paye et au dossier de l'employé
- S’occupe de l’affichage de postes sur les différentes plateformes d’embauche;
- Aide la Direction des ressources humaines avec la tenue et l’ouverture de dossiers d’employés ou autre dossiers importants;
- Assurer un soutien au niveau accident de travail ou lésion professionnelle et coordonne le tout avec la mutuelle
- Assure un soutien administratif à la Direction de la conformité notamment en ce qui a trait au projet de loi 25
- Assiste la Cheffe de la direction financière dans tout dossier d’ordre financier et budgétaire
Profil d'exigences : Formation et expérience requises :
- Diplôme d’études collégiales / techniques administratives, techniques de bureautique ou un programme équivalent
ou
- DEP Secrétariat
- Un minimum de trois à quatre années d’expérience dans un poste similaire
Conditions de travail particulières :
- Traite des informations confidentielles
- Connaissance et compétences spécifiques :
- Sens développé de l’organisation, de la planification, de l’initiative et de l’autonomie
- Polyvalence, minutie et rigueur dans le travail
- Orientation qualité et service client
- Grande capacité à travailler en équipe
- Confidentialité et discrétion
- Bonne résistance au stress
- Capacité d’évoluer dans un contexte de changement
- Excellente connaissance du français parlé et écrit
- Excellente connaissance informatique de la suite MS Office
*Le générique masculin est dans le seul but d'alléger le texte.