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COORDONNATEUR(RICE) EXPLOITATION Le coordonnateur fournit un soutien administratif aux équipes de la vice-présidence exploitation (ventes, loisirs, service à la clientèle, soins, services alimentaires, entretien) en coordonnant les étapes et les suivis afin de fournir toutes les informations requises pour le bon fonctionnement des opérations et le suivi de différents indicateurs dans le respect des échéanciers. Il est le point de contact principal pour toutes les demandes adressées à la vice-présidence exploitation. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS : Sous la responsabilité de la vice-présidence exploitation, le titulaire assumera les tâches et les responsabilités suivantes :
- Effectuer les suivis nécessaires afin de rassembler et de fournir toutes les informations requises dans le respect des échéanciers;
- Produire, mettre en forme et transmettre aux personnes concernées différents rapports requis sur une base journalière, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle;
- Faire des croisements de données provenant des différents systèmes et proposer des améliorations pour faciliter le traitement des données et produire des rapports simplifiés;
- Former les utilisateurs des systèmes afin qu’ils puissent produire de façon autonome des rapports récurrents et documenter les façons de faire pour produire les rapports ad hoc;
- Agir en tant que personne-ressource pour l’élaboration et la préparation de divers documents, tels production de statistiques, mise à jour de tableaux de bord, rapports de suivi, etc.;
- Assurer la mise à jour de tous les formulaires en lien avec le résident et faire valider les modifications par le service des affaires juridiques avant la distribution;
- Fournir un soutien à la direction expérience client en saisissant les données dans le système, en participant à la préparation du sondage annuel et des rapports trimestriels;
- Coordonner et effectuer les suivis afin de rassembler les articles pour la création de l’infolettre exploitation;
- Rédiger, mettre en page et publier l’infolettre;
- Assurer la gestion de l’agenda du vice-président exploitation par la coordination de tous les rendez-vous avec les intervenants internes et externes;
- Veiller à ce que la mise-à-jour de tous les processus exploitation soit documentée selon les normes en vigueur et rendue disponible sur l’intranet;
- Planifier, organiser et coordonner la tenue des réunions de l’équipe de gestion de la vice-présidence en prenant en charge de façon proactive l’intervention de partenaires, la logistique, la préparation du matériel et les procès-verbaux;
- Préparer et diffuser les communications relatives aux activités ou déploiements en cours au sein de la vice-présidence;
- Fournir un soutien dans la production de notes de service, rapports, formulaires et autres documents et en assurer l’uniformité;
- Effectuer toutes autres tâches administratives afin de supporter la vice-présidence et d’assurer la continuité et la qualité des services du secteur.
QUALIFICATIONS REQUISES : Formation requise : - Diplôme d’études collégiales en bureautique ou en techniques administratives.
Expérience :
- Un minimum de huit (8) années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.
Conditions de travail :
- Peut occasionnellement être appelé à répondre à des urgences en dehors des heures normales de travail.
Autres :
- Grand sens de l’organisation, rigueur et habiletés à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément;
- Jugement, esprit d’initiative, sens de la discrétion et autonomie
- Forte orientation client;
- Connaissance approfondie de la suite MS-Office, dont une connaissance avancée d’Excel;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Note : Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.