Rejoignez notre équipe dynamique et contribuez à l'accompagnement académique des étudiants, de l'admission à la diplomation!
Nous recherchons une coordonnatrice ou un coordonnateur pour assurer la gestion des dossiers étudiants et collaborer avec les équipes académiques, tout en jouant un rôle clé dans le succès des activités de recrutement et d'accompagnement.
Sous la responsabilité de la directrice adjointe aux affaires étudiantes, la coordonnatrice ou le coordonnateur participe à l'application de politiques, de directives, de procédures et de processus administratifs et académiques pour l'ensemble des programmes d'études de la Faculté. En plus d'agir à titre d'agente ou d'agent de liaison pour l'ensemble de la communauté facultaire, la personne est également responsable de coordonner les opérations reliées à la gestion courante des dossiers étudiants au 1er cycle, de soutenir certaines opérations aux cycles supérieurs et contribuer au développement de programmes.
Remplacement de 7 mois, avec possibilité de prolongation.
Responsabilités générales

1. Assurer le traitement et le suivi au niveau académique des dossiers étudiants, de la demande d'admission jusqu'à la diplomation puis conseiller les étudiantes et étudiants dans leur parcours de formation d'un point de vue administratif.
2. Coordonner les différentes opérations académiques liées au dossier étudiant au 1er cycle et collaborer avec l'équipe des études supérieures pour des opérations spécifiques.
3. Collaborer avec les départements pour la gestion des dossiers étudiants, en veillant à une communication efficace et à un suivi approprié.
4. Soutenir le Secrétaire de faculté dans le déploiement de certains mandats prioritaires.
Responsabilités spécifiques

1. Procéder à l'analyse et au traitement des demandes d'admission à tous les cycles et en assurer le suivi avec les départements et le bureau de la registraire.
2. Approuver les demandes d'inscription hors établissement.
3. Participer à la mise à jour du cadre règlementaire de la Faculté et contribuer aux processus des dossiers disciplinaires étudiants.
4. Approuver les demandes de reconnaissance d'acquis.
5. Traiter les demandes de motivation d'absence et en assurer le suivi avec les départements et les personnes étudiantes.
6. En collaboration avec la personne agente académique, procéder aux opérations de probation et d'exclusion et en assurer le suivi avec les personnes étudiantes.
7. En collaboration avec les départements, traiter les demandes d'interruption des études.
8. Recevoir les demandes de révision de notes, en évaluer la recevabilité et assurer les suivis pertinents avec les départements.
9. Collaborer à l'organisation des principales activités de recrutement (Journées portes ouvertes et Cap sur l'UdeS) et participer à celles-ci avec les autres personnes impliquées à la Faculté.
10. Assister l'équipe des études supérieures dans les initiatives liées au développement de programmes.
11. Accomplir toute autre tâche dans son domaine de compétence.
À titre d'information
L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.
Les entrevues auront lieu le 4 décembre 2024.

Réception des candidatures

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton «Postuler».

La date limite pour postuler est le 28 novembre 2024 à 17 h.

Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.

Qualifications requises

• Détenir un baccalauréat en éducation ou dans une discipline jugée pertinente.
• Posséder au moins 3 années d'expérience pertinente dans un poste comportant des responsabilités administratives, incluant une bonne connaissance du domaine académique universitaire.

Exigences

• Posséder une bonne connaissance des outils de la suite Microsoft Office 365, notamment les outils collaboratifs comme TEAMS,Sharepoint et Planner.
• Posséder d'excellentes habiletés pour le travail d'équipe, à l'organisation du travail, à la gestion des priorités et à la coordination d'équipes de travail ainsi que des aptitudes en médiation, en gestion de différends et de conflits.
• Démontrer des aptitudes dans l'accompagnement et le soutien auprès de personnes étudiantes.
• Posséder une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite et démontrer une excellente capacité de communication.
• Posséder une bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite. Ce poste verra à assurer le service pour l'organisation auprès d'une clientèle anglophone.

Nous vous encourageons à postuler même si vous ne possédez pas toutes les qualifications et exigences requises. Dans le contexte de pénurie de main-d'oeuvre pleinement qualifiée, votre candidature pourrait être sélectionnée. Aussi, certaines étapes pourraient être ajoutées au processus de sélection et d'embauche pour soutenir un cheminement de carrière.