Notre entreprise recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) afin de compléter notre équipe.
Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et autonome. La personne devra aussi être très à l’aise avec les technologies et l'informatique.
Le poste est majoritairement au bureau (une journée par semaine possible en télétravail).
Les tâches et responsabilités principales seront:
Comptes payables
préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
répondre aux requêtes des clients;
assurer la circulation des informations dans l’ensemble des immeubles;
effectuer la collection des loyers;
coordonner et gérer les communications avec les locataires;
La personne choisi devrait :
Être capable de travailler de manière autonome et indépendante;
Avoir de bonnes compétences en service à la clientèle et capable de travailler en équipe;
Logiciels :
Excellente maîtrise du MS Microsoft Office suite (Excel, Word, Access, TEAMS, Outlook)
Maitrise du logiciel Hopem, un atout;
Connaissance des logiciels Adobe;
Profil recherché :
Excellente maîtrise du français (parlé et écrit);
Connaissance de l'anglais (parlé et lecture);
Souci du détail;
Tolérance au stress;
Capacité à résoudre des problèmes;
Adaptabilité;