Relais Nordik (filiale du Groupe Desgagnés) assure la desserte maritime pour les passagers (résidents et touristes) ainsi que les marchandises voyageant sur la Moyenne et Basse-Côte-Nord du Québec, ainsi qu’à l’île d’Anticosti. Relais Nordik opère le navire mixte (passagers et marchandises) Bella Desgagnés qui offre à ses clientèles un séjour de croisière, une expérience unique de découvertes et d’aventures, le tout dans un contexte authentique et inhabituel où se mélange les touristes et les opérations maritimes courantes.
Raison d’être
L’Adjoint(e) de direction relève du Président et directeur général (PDG) de Relais Nordik inc. La personne titulaire du poste a comme principale responsabilité d’assurer un support administratif et clérical pour le PDG, ainsi que pour les différents services de Relais Nordik inc.
Il se doit d’assurer un support administratif et clérical de haut niveau pour la Présidence. Cette personne collaborera avec les directeurs, chefs de service et membres des différentes équipes en finances, aux opérations pour différents dossiers et suivis ou pour une responsabilité complète de certains processus. Il devra veiller au respect des politiques, des contrôles et des procédures en vigueur dans le cadre de ses fonctions et appuiera le PDG afin d’assurer la bonne gestion de l’ensemble du bureau de RNI.
L’essence de ce poste requiert de faire preuve d’un très haut degré de professionnalisme et d’un excellent sens de l’organisation afin de maintenir la confidentialité d’informations sensibles tout en pouvant travailler avec de nombreuses personnes sur des dossiers en concomitance.
Principales responsabilités
Rédiger, réviser, corriger, traduire en anglais (au besoin) et mettre en page des documents, incluant des lettres, communiqués de presse, des plans de travail, des présentations, des rapports, des contrats, des politiques, des procédures, des guides d’utilisation, des directives, notes de service, des instructions, des formulaires, de même que divers autres documents pour en assurer la qualité tant du français, de l’anglais que de la présentation, incluant le respect des normes graphiques;
Assurer une veille sur les documents réglementaires ayant une durée de vie et veiller à leur conformité en respect des échéanciers, tel que les baux, le renouvellement du permis d’alcool et tous autres certifications légales;
Prendre les notes et rédiger les comptes rendus lors de réunions de certains comités, qu’il fait approuver avant de les distribuer;
S’assurer de la circulation quotidienne de la correspondance
interne et externe pour les services qu’il dessert; établir les priorités et faire preuve de jugement quant aux documents requérant l’attention immédiate du PDG ou des chefs de services de Relais Nordik et répondre au courrier d’ordre général qui ne nécessite pas l’approbation préalable de ces derniers;
Effectuer une gestion efficace de l’agenda du PDG Relais Nordik, fixer les rendez-vous et en assurer le suivi auprès de ce dernier afin de prévenir tout oubli ou chevauchement possible;
Organiser le travail relatif aux dossiers actifs provenant du bureau du PDG de Relais Nordik et en assurer le suivi;
Coordonner les suivis et rappels auprès du PDG de Relais Nordik ou de ses interlocuteurs internes et externes relativement aux dossiers actifs;
Filtrer et informer rapidement le PDG de Relais Nordik des demandes d’entrevues faites par les médias;
Maintenir les bases de données, dont la liste des partenaires d’affaires, du personnel de Relais Nordik, le calendrier des événements, la liste d’envoi de cartes de Noël, etc.
Coordonner les rencontres d’équipe, les conférences téléphoniques et les comités de gestion, puis effectue les suivis requis auprès des participants impliqués;
Fournir un support logistique et administratif pour l’organisation d’évènements tels les activités sociales, des réunions et des activités de formation. Ceci peut inclure l’envoi des convocations, la réservation des salles, la tenue des listes de participants et de présences, l’organisation des repas ainsi que la réservation des moyens de transport et d’hébergement;
Lorsque requis, il effectue certaines réservations (hébergement, salle de conférence, transports etc.) pour les employés de RNI ;
S’assurer que les différents documents de Relais Nordik sont classés conformément aux procédures prévues pour ceux-ci et de procéder au classement régulier des dossiers ;
Accueillir les visiteurs au bureau de Rimouski et s’assurer que l’espace d’accueil des visiteurs soit propre et rangé ;
Effectuer les commandes et la gestion de l’inventaire de la papeterie et items requis pour le bon fonctionnement du bureau ;
Agir à titre d’auditeur interne du système qualité ISO, mensuellement;
Au besoin, aider d’autres employés dans des tâches administratives et cléricales;
Effectuer toutes autres tâches connexes de nature administrative ou cléricale.
Formation professionnelle ou collégiale en secrétariat, bureautique ou l’équivalent;
Entre 3 et 5 ans d’expérience pertinente en secrétariat ou équivalent, dans un environnement nécessitant de travailler avec plusieurs personnes et sur plusieurs projets simultanément;
Maîtrise de la suite MS365, comprenant Sharepoint, Teams, Outlook, Word, Excel et Powerpoint, en plus d’une bonne aptitude pour apprendre à utiliser d’autres outils informatiques;
Excellentes habiletés de rédaction et détenir un esprit de synthèse;
Bilingue français et anglais;
Souci du détail très développé;
Faire preuve de tact, de diplomatie, de jugement et de discrétion dans la manipulation et le maintien de la confidentialité d’informations sensibles;
Bonne capacité d’adaptation au changement et flexibilité pour s’adapter à des changements de priorités;
Excellent sens de l’organisation, de la priorisation et du respect des échéanciers;
Faire grande preuve d’autonomie et prendre des initiatives;
Excellentes habiletés relationnelles et de communication.