Role Description:

VA Capital is seeking a versatile, proactive, and creative individual to join our team, providing support with administrative tasks and marketing initiatives. This role involves handling a range of responsibilities to assist our president with daily operations, as well as for creating various communication and marketing materials. The successful candidate will report directly to the President and the Business Development and Operations Manager.

This is a full-time, in-person, permanent position based in our office located in Old Montreal at 321 De La Commune Street West, Montreal, QC.

About VA Capital:

VA Capital is one of Montreal's fastest-growing commercial mortgage brokerage firms, driven by a team of ambitious and dynamic professionals. Commercial real estate offers an exciting, fast-paced environment with endless growth opportunities. Join us and be part of an industry that shapes the future of our cities and communities!

We are proud to be B Corp certified. B Corps meet the highest standard in verified social and environmental impact. Learn more about B Corp here. 

Responsibilities:

• Assist the managing team in creating high-quality marketing materials, including social media posts, pitch presentations, brochures, and other collateral.
• Prepare presentations, annexes, and materials for Board of Directors and Impact Board meetings (held quarterly).
• Support the brokerage team by managing CRM contacts and assisting with other daily administrative tasks.
• Coordinate travel arrangements, appointments, events, and client meetings to ensure smooth operations.
• Maintain strong relationships with third-party partners through effective and professional communication.
• Manage office budgets, expense reports and invoicing.
• Foster a positive team culture by managing the office environment, overseeing supply needs, and supporting team activity planning.
• Develop and document processes and standards to facilitate operational growth.
• Perform additional duties as required.

Required Skills and Qualifications:

• Completed post-secondary degree in a relevant field.
• Two to three (2-3) years of experience providing administrative support.
• Exceptional organizational and time-management skills, with a proven ability to prioritize and manage multiple tasks simultaneously.
• Fully bilingual, with strong spoken and written communication skills, and the ability to interact effectively with all levels of staff and external third parties.
• High level of discretion and professionalism when handling confidential information.
• Proficiency in office software, including MS Office (Word, Excel, PowerPoint), and the ability to quickly learn project management and HR software.
• Proactive, problem-solving mindset focused on efficiency and continuous improvement.
• Collaborative team player with a positive attitude and strong interpersonal skills.
• Knowledge of real estate, particularly commercial real estate and mortgages is a plus.

VA Capital is an equal-opportunity employer that is committed to inclusion and diversity. We take affirmative action to ensure equal opportunity for all applicants without regard to race, colour, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, or other legally protected characteristics.

To Apply:

Send your CV to Nicky Petoussis at the following address: ( ). The recruitment process will consist of three steps: an initial phone interview, a Teams meeting with the recruitment team including a practical component, and a final in-person meeting with the recruitment team and the president.

Background checks will be conducted for the selected candidate.

FRENCH VERSION BELOW

Description du rôle :

VA Capital recherche une personne polyvalente, proactive et créative pour rejoindre notre équipe, en fournissant un soutien pour les tâches administratives et les initiatives marketing. Ce rôle implique une série de responsabilités pour aider notre président dans les opérations quotidiennes, ainsi que pour créer divers documents de communication et marketing. Le candidat retenu relèvera directement du Président et du Responsable du Développement des Affaires et des Opérations.

Il s'agit d'un poste permanent à temps plein, en présentiel, situé dans nos bureaux du Vieux-Montréal au 321 rue De La Commune Ouest, Montréal, QC.

À propos de VA Capital :

VA Capital est l'une des sociétés de courtage en hypothèques commerciales à la croissance la plus rapide à Montréal, dirigée par une équipe de professionnels ambitieux et dynamiques. VA Capital se spécialise dans les prêts conventionnels et assurés par la SCHL dans toutes les catégories d'actifs. L'immobilier commercial offre un environnement passionnant et rapide, avec des opportunités de croissance infinies. Rejoignez-nous et faites partie d'une industrie qui façonne l'avenir de nos villes et de nos communautés !

Nous sommes fiers d’être certifiés B Corp. Les entreprises B Corp répondent aux normes les plus élevées en matière d’impact social et environnemental vérifié. Apprenez-en davantage sur B Corp ici.

Responsabilités :

• Aider l'équipe de gestion à créer des supports marketing de haute qualité, y compris des publications sur les réseaux sociaux, des presentations clients, des brochures et d'autres documents.
• Préparer des présentations, annexes et documents pour les réunions du conseil d'administration et du comité d'impact (tenues trimestriellement).
• Soutenir l'équipe de courtage en gérant les contacts CRM et en aidant avec d'autres tâches administratives quotidiennes.
• Coordonner les arrangements de voyage, les rendez-vous, les événements et les réunions avec les clients pour assurer le bon déroulement des opérations.
• Maintenir des relations solides avec les partenaires tiers par une communication professionnelle et efficace.
• Gérer les budgets du bureau, les rapports de dépenses et la facturation.
• Favoriser une culture d'équipe positive en gérant l'environnement de bureau, en supervisant les besoins en fournitures et en soutenant la planification des activités de l'équipe.
• Développer et documenter des processus et des normes pour faciliter la croissance opérationnelle.
• Effectuer d'autres tâches selon les besoins.

Compétences et qualifications requises :

• Diplôme d'études postsecondaires dans un domaine pertinent.
• Deux à trois (2-3) ans d'expérience dans un poste de soutien administratif.
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps, avec une capacité prouvée à prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément.
• Parfaitement bilingue, avec de solides compétences en communication orale et écrite, et la capacité d'interagir efficacement avec tous les niveaux de personnel et les parties externes.
• Haut niveau de discrétion et de professionnalisme dans le traitement des informations confidentielles.
• Maîtrise des logiciels bureautiques, notamment MS Office (Word, Excel, PowerPoint), et capacité à apprendre rapidement les logiciels de gestion de projet et des ressources humaines.
• Esprit proactif et axé sur la résolution de problèmes, avec un souci de l'efficacité et de l'amélioration continue.
• Travailleur d'équipe collaboratif, avec une attitude positive et de solides compétences interpersonnelles.
• Connaissance de l'immobilier, en particulier de l'immobilier commercial et des hypothèques, un atout.

VA Capital est un employeur offrant l'égalité des chances et s'engage en faveur de l'inclusion et de la diversité. Nous prenons des mesures affirmatives pour garantir l'égalité des chances pour tous les candidats, sans distinction de race, couleur, religion, sexe, orientation sexuelle, identité de genre, origine nationale, handicap ou toute autre caractéristique protégée par la loi.

Comment postuler

Envoyez votre CV à Nicky Petoussis à l'adresse suivante : ( ). Le processus de recrutement se déroulera en trois étapes : un premier entretien téléphonique, une réunion Teams avec l'équipe de recrutement incluant un volet pratique, puis une dernière rencontre en personne avec l'équipe de recrutement et le président.

Des vérifications des antécédents du candidat sélectionné seront effectuées.