TÂCHES & RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:

• Accueillir et aider les visiteurs, gérer les demandes des clients et les communications par téléphone et par courrier électronique.
• Coordonner la programmation des salles de conférence, préparer la salle pour les réunions et s'assurer que tous les équipements et matériels nécessaires sont en place.
• Fournir un soutien administratif aux conseillers, notamment en photocopiant, en scannant et en préparant les formulaires nécessaires.
• Organiser des événements en sélectionnant les lieux, en gérant les invitations, en s'occupant des RSVP et en coordonnant les options de menu.
• Créer du contenu visuel pour les présentations, le matériel de marketing et d'autres communications.
• Faciliter les communications internes du bureau, y compris les annonces et les mises à jour quotidiennes.
• Effectuer le courrier et les paquets entrants et sortants, en veillant à ce qu'ils soient distribués en temps voulu.
• Veiller à l'ouverture et à la fermeture du bureau aux heures prévues, en assurant la sécurité et l'organisation.
• Fournir une assistance supplémentaire à la demande du responsable afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau.

EXIGENCES PROFESIONNELLES & COMPÉTENCES RECHERCHÉES:

• L’enseignement post-secondaire
• Au moins 2 ans d'expérience dans les services financiers, de préférence dans l'assurance
• Bilingue en français et anglais, requis
• Excellentes compétences en matière de communication interpersonnelle, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Solides compétences en matière de gestion du temps et d'organisation
• Esprit d'équipe et capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière indépendante.
• La connaissance des compagnies d'assurance vie est un atout.

COMPENSATION :

Compensation sur base d’expérience

Si vous êtes intéressé à postuler, veuillez envoyer une lettre de motivation et votre CV en toute confidentialité à en mentionnant l’intitulé du poste. Worldsource s'engage à garantir l'accessibilité à l'emploi et à garantir l'égalité d'accès aux opportunités d'emploi pour tous les candidats, y compris les personnes ayant besoins d’accommodement. Si vous êtes sélectionné pour une entrevue et que vous avez besoin d'un accommodement pendant le processus de recrutement, veuillez en informer le responsable du recrutement lors de la planification de votre entrevue.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt mais seulement les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

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RESPONSIBILITIES:

• Greeting and assisting visitors, managing customer inquiries, and handling phone and email communications;
• Coordinating conference room scheduling, preparing the room for meetings, and ensuring all necessary equipment and materials are in place;
• Providing administrative support for advisors, including photocopying, scanning, and preparing forms as needed;
• Organizing events by selecting venues, managing invitations, handling RSVPs, and coordinating menu options;
• Creating visual content for presentations, marketing materials, and other communications;
• Facilitating internal office communications, including announcements and daily updates;
• Handling incoming and outgoing mail and packages, ensuring timely distribution;
• Ensuring the office is opened and closed according to scheduled times, maintaining security and organization; and
• Providing additional assistance as required by the manager to ensure smooth office operations.

QUALIFICATIONS:

• Post-secondary education
• At least 2 years' experience in financial services, preferably in insurance
• Bilingual in French and English, required
• Excellent verbal and written interpersonal communication skills
• Strong time management and organizational skills
• Dedicated team player with the ability to take the initiative and work independently
• Knowledge of life insurance carriers considered an asset

COMPENSATION :

Commensurate with experience

If you are interested in applying for this position, please forward a cover letter and resume in confidence to

Worldsource is committed to accessibility in employment and to ensuring equal access to employment opportunities for candidates, including persons with disabilities. In compliance with AODA, Worldsource will endeavour to provide reasonable accommodation to persons with disabilities in the recruitment process upon request. If you are selected for an interview and you require accommodation due to disability during the recruitment process, please notify the hiring manager upon scheduling your interview.

We thank all applicants for their interest but only those selected for an interview will be contacted.