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RESPONSABILITÉS

• Gérer l’agenda, les courriels et les appels de nos leaders;
• Organiser la logistique des réunions;
• Coordonner tous les préparatifs de voyage et les rencontres tenues à l’extérieur du bureau (itinéraires, avions, hôtels, véhicules, etc.);
• S’occuper des suivis de différentes demandes ou dossiers;
• Traiter des documents confidentiels;
• Remplir des feuilles de temps et comptes de dépenses;
• Préparer divers documents comme des mémos, lettres et présentations;
• Gérer certains projets spéciaux;
• Préparer l’ordre du jour des rencontres et prendre les minutes au besoin;
• Effectuer des tâches liées à la vie personnelle des associés, telles que la coordination des voyages et le paiement des factures;
• Soutenir les associés dans le développement de certaines activités telles que le développement commercial, les nouveaux outils de gestion et la structure organisationnelle.

REQUIS

• Expérience dans un poste d'adjoint.e exécutif.ve;
• Être à l’aise avec la technologie;
• Maîtrise du français est requis, tant à l'oral qu'à l'écrit. Maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour travailler avec des clients et collègues nationaux et internationaux (50% du temps) est aussi requis.

ENGLISH:

RESPONSIBILITIES

• Manage schedules, emails, and calls;
• Organize meeting logistics;
• Coordinate travel preparations and meetings held outside the office (itineraries, flights, hotels, transportation, etc.);
• Manage and follow up on various requests and files;
• Handle confidential information;
• Submit timesheets and expense accounts;
• Write and format various documents such as memos, letters, and presentations;
• Follow up on and finalize certain special projects;
• Prepare the order of the day and take meeting minutes;
• Carry out tasks related to partners’ personal lives, such as travel coordination and invoice payment;
• Support the associates in the development of certain activities such as business development, new management tools and organizational structure.

REQUIREMENTS

• Experience as Executive Assistant;
• Comfortable with technologies;
• Fluency in spoken and written French is required. Fluency in English, both spoken and written, to work with national and international clients and colleagues (50% of the time) is also required.